IMPORTANCIA DE REALIZAR UN INVENTARIO DE DE ACTIVOS FIJOS

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Si no sabes cómo determinar el valor patrimonial y financiero de los activos fijos de tu empresa realizando inventario, en este post está la respuesta que necesitas.

Toda empresa debe conocer de manera específica los activos que posee; para obtener esta información algunas de ellas han puesto en práctica métodos convencionales que van desde lápiz y papel hasta hojas de cálculo de Excel; mientras que otras han implementado novedosas herramientas tecnológicas  conocidas como software de control de inventarios  que implican mayor rentabilidad por la menor inversión de tiempo y dinero, pero cuya finalidad es la misma que las demás: establecer un organizado y eficiente  control de activos.

¿Qué son los activos fijos de una empresa?

Antes de profundizar en este concepto es importante mencionar el siguiente término:

Vida útil: es el periodo de tiempo bien sea en horas, años, meses, u otra unidad que la empresa espera que el activo fijo se mantenga en servicio.

Partiendo de lo anterior, los activos fijos se  definen como los bienes y derechos que posee la empresa y  que no se convierten en liquidez a corto plazo (al menos durante el primer año). Es decir aquellos bienes que no van a comercializarse sino que son indispensables y  serán explotados por la organización para realizar sus operaciones productivas. Estos se deprecian, ya que  su valor se va perdiendo en el transcurso de su vida útil.

Tipos de activos fijos

Los activos fijos se clasifican en tres tipos que serán descritos a continuación:

 Activos fijos tangibles: son los bienes materiales de la empresa que se pueden tocar. Estos abarcan por ejemplo:

 Terrenos rurales o urbanos.

  •  Maquinaria y equipos utilizados para la  producción de la empresa
  •  Mobiliario como escritorios, sillas y armarios.
  •  Construcciones como locales, oficinas, edificios.
  •   Equipos informáticos como computadoras, impresoras, fax, escáner, o cualquier equipo tecnológico que se encuentre en las oficinas de la empresa o en sus almacenes

 Activos fijos intangibles: son los derechos o  bienes no materiales de la empresa, es decir aquellos que no pueden ser medidos físicamente. Entre algunos de estos se tiene:

  • Gastos de investigación.
  • Derechos de autor  o en términos más sencillos  de propiedad intelectual o literaria.
  • Patentes o también conocidos como los derechos obtenidos por la organización para disfrutar de la exclusividad en cuanto a la fabricación, uso o comercialización de un producto o servicio determinado.
  • Aplicaciones informáticas.
  •  Concesiones administrativas.
  • Marcas registradas.
  •  Fondos de comercio.
  • Licencias y permisos o autorizaciones generadas por empresas públicas o privadas para el uso de algunos bienes o servicios.
  • Franquicias.
  • Otras.
  1. Inversiones: incluye acciones, bonos y valores

Importancia de mantener actualizado  el inventario de activos fijos

La importancia de mantener una correcta gestión de inventario de activos fijos  radica en que a través de este proceso se puede:

  1. Determinar y mantener  actualizada la base de datos en cuanto a la cantidad de activos fijos  con los que cuenta la empresa, llevando una óptima administración y control de los mismos. Esta data debe contar con la descripción, código, cantidad,  y todos los parámetros de interés.
  2. Identificar la relevancia y el valor que tiene cada activo fijo según las necesidades de la empresa, para ser aprovechados al máximo.
  3. Elaborar reportes e informes mensuales sobre el estatus real de los activos fijos de la organización, tanto de lo que nuevo que se adquiere, lo  que está en mantenimiento, lo que debe ser reemplazado,  transferido o en su defecto desincorporado definitivamente, entre otros.
  4.  Influir   en la toma de decisiones para la inversión de activos cumpliendo con las   políticas y exigencias legales por las que se rige la empresa.

Principales ventajas que tiene un inventario de activos fijos

Entre los principales beneficios que permite un inventario de activos fijos se encuentran:

  1.  Permite un registro claro  y preciso de los activos fijos.
  2. Contribuye a gestionar mejor los recursos de la empresa.
  3. Permite conocer parámetros inherentes a los activos fijos como: ubicación, condiciones en las que se encuentran,  tiempo de vida útil y más.  
  4. Evita posibles sustracciones no autorizadas por parte de cualquier persona, ya que los activos fijos se monitorean constantemente brindando mayor seguridad y vigilancia.
  5. Permite establecer los  periodos  y costos de mantenimiento  preventivo según la vida útil de cada activo fijo.

 Software de gestión de activos

El software de control de activos es una  herramienta muy  útil, práctica y sencilla de manejar  a través de la cual se automatiza el proceso de administrar de forma eficiente los recursos de la organización, ya que  facilitan y permiten cálculos más precisos así como también  un respaldo de datos más confiable reduciendo en gran medida la posibilidad de errores humanos. Cada software varía  según el proveedor; por ejemplo DMS que cuenta con más de 30 años de experiencia en el campo ofrece una variedad de aplicaciones de software empresariales con funciones específicas  como por ejemplo Nomiweb, DMS ERP, DMS Cloud, Smart DMS, IWD y muchas otras más.

El software seleccionado por cada  organización debería tener como objetivo principal reflejar una visión general del inventario de activos fijos que permita  establecer  la trazabilidad de las operaciones; sin embargo el mejor software será el que se adapte a sus  requerimientos.

Como recomendación general  es importante mantener la información al día  en cuanto a gestión de activos fijos se refiere y mucho más si se trata de empresas que están en constante expansión o que se renuevan continuamente según los desafíos del mercado.  Algunas pequeñas  organizaciones  incurren en el error de no prestar mucha atención a este proceso  o quizás tienden a no darle  la prioridad que merece, lo cual posteriormente se ve reflejado negativamente en su rentabilidad, ya que por ejemplo si una maquinaria o equipo en un momento determinado requería mantenimiento  y no se le realizó quedando  inoperativa,  esto amerita inversión de capital para reemplazarla.

Los activos fijos  representan una parte significativa de la empresa, por ello es necesario planificarse  con tiempo y organizadamente para llevar a cabo un adecuado control de inventario de activos de manera periódica que contribuya a las mejoras financieras y operativas de la organización; en  algunos casos   puede parecer una tarea difícil o tediosa, sin embargo no lo es y en esencia  es un proceso  fundamental para evaluar  los posibles escenarios de la empresa. 

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